各部门、单位，广大毕业生：

为更好地为广大往届毕业生提供档案服务，扎实践行 “学党史、悟思想、办实事、开新局”的要求，学校把“往届毕业生补办档案材料”列为党史学习教育“我为师生办实事”的重要事项之一。根据《中南林业科技大学学生档案管理办法》（中南林发﹝2017﹞163号），结合办理中遇到的实际问题，进一步明确往届毕业生补办档案材料的原则、流程和要求。现将有关事宜通知如下：

一、办理原则

坚持真实性、完整性、安全性、规范性原则，及时办理往届毕业生档案缺失材料。

二、办理时间和要求

每个工作日上班时间均可办理，办理实行“部门首问责任制”，一般要求在7个工作日内办结（每周五下午档案馆不对外开放）。

三、办理流程

根据往届毕业生补办档案缺失材料的需求，按需要补办材料的性质，分为党员材料、团员材料、入学登记表、研究生录取登记表/录取花名册、学籍卡、学位授予材料、毕业生登记表、学生成绩表/录取审批表、就业报到证等9个类别，分别由相关职能部门办理。具体流程和相关部门联系方式详见附件。

四、办理须知

1.办理相关档案证明材料时，须出示本人身份证件。

2.身在外地不能来校的毕业生，可委托他人代为办理。委托他人办理者，要提供委托人出具的委托书、委托人学历证书复印件、身份证复印件；委托书要写清楚具体委托办理事宜和委托人的相关信息（就读年限、专业、班级、学号、生源地等）。代办人须携带本人身份证件。

3.上述事项适用于学校全日制普通大中专生、硕士研究生和博士研究生（含同等学力生）的档案材料补办；高等学历继续教育（函授、自考）毕业生的有关问题请咨询继续教育学院，联系人：王老师，联系电话0731-85623356。其他不明事宜，请联系学校党政办或校友办。党政办联系电话：0731-85623096，校友办联系电话：0731-85623090。

附件：1.往届毕业生补办档案材料流程

     2. 往届毕业生补办档案材料联系电话一览表

中南林业科技大学

2021年5月31日

附件1

往届毕业生补办档案材料流程

（一）党员材料

由学校各基层党委、党总支负责承办，组织部指导办理。具体流程如下：

1.本人提出申请，联系原就读学院基层党组织。

2.党员材料缺失的，按发展时目录要求补办相关材料。

3.党员档案遗失的，只能补办党员身份证明相关材料。

（二）团员材料

由学校团委负责承办，具体流程如下：

（1）需要补办团员证或入团志愿书的毕业生以学院为单位填写《团员证/入团志愿书补办登记表》，上交所在学院团委加盖公章，并由学院团委安排专人在智慧团建系统中核实学生团员档案，确定其团员身份。

（2）核实毕业生团员身份后，各学院需将《团员证/入团志愿书补办登记表》交至校团委。核查无误后，领取本学院相应数量团员证或入团志愿书进行信息填写，填写完毕后将相关材料交校团委集中盖章。

（3）若团员入团单位不在中南林业科技大学，需回原入团单位补办入团志愿书。

（三）入学登记表

由学校教务处负责承办，具体流程如下：

该表原则上不予补办，但可根据核实情况，在教务处学籍科（崇德楼505）填写“关于《中南林业科技大学新生入学登记表》的情况说明”，经学籍科核实该生个人信息后到党政办（崇德楼1004）盖章。

（四）研究生录取登记表/录取花名册

由学校研招办负责承办，具体流程如下：

先复印毕业生录取花名册（致远楼310），再加盖研究生招生办公章（致远楼302）。

（五）学籍卡

由学校教务处负责承办，具体流程如下：

2005届以前的普通本专科毕业生（含2005届）可在学校档案馆复印学籍卡；2006届以后毕业的学生可到教务处学籍科（崇德楼505）填写《中南林业科技大学学籍卡》，经学籍科核实后到党政办（崇德楼1004）盖章。

（六）学位授予材料

由学校教务处和学位办分别负责承办，具体流程如下：

1.我校普通本科毕业生可凭学位证复印件（99届之前的普通本科毕业生（含1999届）还需在档案馆复印学位证书发放表）到教务处学籍科（崇德楼505）开具学位授予证明。

2.研究生答辩决议书和学位授予决议书，如在校档案馆未能查询到原件，请先提供当年在校期间相关学习证明材料，如（培养计划，成绩单，开题报告、毕业证书，学位证书等），再由校学位评定委员会办公室据实开具相关证明（致远楼309）。

（七）毕业生登记表

由学校学工部和研工部分别负责承办，具体流程如下：

1.对于本专科毕业生，学工部向申请人解释毕业生登记表原则上不予补办的缘由（对于2001年以前毕业的学生）；学工部根据相关材料给予相应证明（致用楼403）；申请人领取证明后到学校办公室盖章（崇德楼1004）。

2.对于毕业研究生，到研工部领取毕业研究生登记表（致远楼307）；毕业生本人根据毕业时间据实填写个人基本信息、自我鉴定、奖惩信息等内容；指导教师、培养学院依次据实填写毕业鉴定；申请加盖学校公章（崇德楼1004）。

（八）学生成绩表、录取审批表

由学校档案馆负责承办，具体流程如下：

1.办理查档登记手续（东园图书馆8楼）。

2.档案馆可查询历年录取名册、2001级（含）以前毕业生的学籍卡（2002级及以后的毕业生学籍卡查询请联系教学处）、历届毕业生的大学中文成绩复印件（不含成教）。经查阅核实后，复印相关材料后加盖档案专用章。

（九）就业报到证

由学校招就处和研工部分别负责承办，具体流程如下：

1.2000年前（含）毕业的办理流程

此类情况只能到校现场办理，需提供以下材料：毕业证书原件和身份证原件；录取审批表（录取名册）复印件、就业方案表（分配名册）复印件和学校的证明；当年派遣的工作单位的证明；原证作废登报声明。

省就业指导中心在毕业学校出具的证明上签署“情况属实”并加盖公章，不另外出具遗失证明。

2.2000年后毕业的办理流程

申请人需根据《就业报到证》实际签发信息填写《湖南省普通高校本专科毕业生和毕业研究生就业报到证遗失补办申请表》（学校就业信息网主页“办事指南”-“常用下载”栏目下载），可线上办理或线下办理。

（1）线上办理。毕业生在湖南政务服务网“省内普通高等学校毕业生《就业报到证》办理服务”中上传毕业证书、身份证及相关材料扫描件，学校网上初审通过后，由省就业指导中心办理，结果邮寄。省就业指导中心办事大厅联系电话：0731-82116082。

（2）线下办理。本专科毕业生、毕业研究生凭毕业证和《遗失补办申请表》（需档案保管单位盖章），分别到学校招生就业处、研工部开具介绍信后到省就业指导中心现场办理。

3.联系电话：0731-85623092 ，沈老师（本专科毕业生）；0731-85623979 ，黄老师（毕业研究生）。

附件2

  往届毕业生补办档案材料联系电话一览表